Suomi-Syyria Ystävyysseura ry:n tietosuojaselosteet

Suomi-Syyria Ystävyysseura kerää henkilötietoja eri käyttötarkoituksiin. Näitä ovat asiakasrekisteri, tilaisuuskohtaiset lomakerekisterit sekä yhteistyökumppanirekisteri. Keräämme tietoa GDPR-lain eli yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Säilytämme kerättyjä tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen alla määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Tarkemmat tiedot henkilötietojen keräämisestä, käsittelystä sekä säilytystavoista järjestössämme löydät alla olevista, rekisterikohtaisista tietosuojaselosteista.

Asiakasrekisteri

1. Rekisterin pitäjä

- Suomi-Syyria Ystävyysseura ry
- Kutojantie 3, 02630 Espoo.
- 2444329-5
- info@ssys.fi

2. Rekisterivastaava sekä yhteyshenkilö

- Maher Almasihi
- Kutojantie 3, 02630 Espoo
- +358 50 323 4223
- maher@ssys.fi

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Keräämme neuvontapalvelun asiakkaiden tietoja palveluun kohdistuvien tarpeiden sekä kartoituksen vuoksi ja palvelun kehittämiseksi. Osaa asiakasrekisterin tiedoista hyödynnetään myös palvelun rahoitushaussa. Rekisterin tietoja hyödynnetään ensisijaisesti tilastomateriaalien ja määrällisen analyysin toteuttamisessa.

4. Rekisterin tietosisältö

Keräämme rekisteriin tietoja mm. asiakkaan käynnin syystä. GDPR:n suojelemista tiedoista keräämme henkilön etunimen, sukupuolen, puhelinnumeron sekä asiakkaan arvioidun iän ikähaarukalla. Tätä dataa hyödynnetään asiakaspalvelun toiminnan tilastoinnissa sekä vaaditussa raportoinnissa rahoittajalle. Puhelinnumeroa hyödynnetään tarvittaessa asiakkaan jatkokontaktointiin.

Puhelinnumeroita hyödynnetään ajoittain myös hyvinvointiryhmätoiminnan sisäisissä WhatsApp-ryhmissä, joissa on mukana järjestömme työntekijä sekä ryhmätoimintaan osallistuvia asiakkaita. Asiakas lisätään ryhmään vain tämän suostumuksella.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätyt GDPR:n alaiset tiedot ovat asiakkaiden itsensä antamia tämän omalla suostumuksella, eikä niitä velvoiteta.

6. Tietojen luovutukset

Rekisteriin tallennettuja, GDPR:n alaisia tietoja ei anneta tai siirretä järjestömme ulkopuolelle. Vain Ystävyysseuran työntekijät, joilla on välttämätön syy päästä rekisterin tietoihin käsiksi, käsittelevät rekisteritietoja.

Poikkeuksen tekevät hyvinvointiryhmätoiminnan WhatsApp-ryhmiä varten kerätyt puhelinnumerot, sillä kaikki ryhmän jäsenet näkevät osallistujalistasta toistensa puhelinnumerot. Puhelinnumerot lisätään ryhmään vain asiakkaan suostumuksella.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteriin kerätyt tiedot käsitellään rahoitushakua varten siten, että GDPR:n alaisia tietoja ei päädy hakemuksiin. Sen sijaan rekisterin pohjalta luodaan numeerisia tilastoja palveluistamme, jotka eivät ole palautettavissa rekisterissä oleviin yksilöihin (eli ns. raakadataan).

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteri säilytetään Ystävyysseuran salasanasuojatussa pilvipalvelussa, joka hyödyntää kaksivaiheista varmennusta. Asiakkaan tiedot säilyvät rekisterissä korkeintaan kolme vuotta. Aikaraja seuraa asiakaspalvelun rahoitussykliä.

Hyvinvointiryhmien WhatsApp-ryhmien käyttöön annetut puhelinnumerot ovat tallennettuna WhatsAppissa, joka käyttää Metan tavanomaisia tietosuojajärjestelmiä. Puhelinnumero säilyy ryhmässä niin kauan kunnes asiakas itse lähtee ryhmästä tai ryhmän toiminta päättyy.

8. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa

Asiakkaalla on oikeus nähdä rekisteriin hänestä tallennetut tiedot, saada tietonsa korjattua tai täydennettyä, jos ne ovat virheelliset sekä pyytää omien henkilötietojensa poistamista rekisteristä milloin tahansa.

Kaikissa asiakasrekisteriin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä rekisterin ylläpitäjään. Hänen yhteystietonsa löytyvät kohdasta 2: Rekisterivastaava sekä yhteyshenkilö.

Lomakerekisterit

1. Rekisterin pitäjä

- Suomi-Syyria Ystävyysseura ry
- Kutojantie 3, 02630 Espoo.
- 2444329-5

- info@ssys.fi

2. Rekisterivastaava sekä yhteyshenkilö

- Arttu Uuranmäki
- Kutojantie 3, 02630 Espoo
- +358 50 548 4924
- arttu@ssys.fi

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Pyydämme satunnaisesti yksittäisten tilaisuuksien yhteydessä osallistujia ilmoittautumaan etukäteen. Ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja hyödynnetään tilaisuuteen liittyvistä asioista viestimiseen (esimerkiksi aikataulumuutokset).

Tietojen avulla kartoitamme myös, keitä tavoitamme viestinnällämme ja mitkä tahot ovat kiinnostuneita toiminnastamme.

4. Rekisterin tietosisältö

Kunkin tilaisuuden omaan rekisteriin kerätään GDPR:n alaisista tiedoista osallistujan nimi, sähköpostiosoite sekä tarvittaessa puhelinnumero. GDPR:n ulkopuolelle jääviä tietoja saatetaan myös kerätä tarvittaessa.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätyt tiedot ovat rekisteröidyn itsensä antamia tämän omalla suostumuksella.

6. Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Lomakerekisterit säilytetään Ystävyysseuran salasanasuojatussa pilvipalvelussa, joka hyödyntää kaksivaiheista varmennusta. Rekisteröidyn tiedot säilyvät rekisterissä, kunnes tilaisuuteen liittyvälle viestinnälle ei ole enää tarvetta.

Tiedot säilyvät rekisterissä korkeintaan kuukauden tapahtuman jälkeen, jotta tarvittaessa tietoja voidaan hyödyntää tilaisuuden tallenteen, PowerPoint-esitysten tai muiden materiaalien jakamiseen ilmoittautuneille.

8. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa

Rekisteröidyllä on oikeus nähdä rekisteriin hänestä tallennetut tiedot, saada tietonsa korjattua tai täydennettyä, jos ne ovat virheelliset sekä pyytää omien henkilötietojensa poistamista rekisteristä milloin tahansa.

Kaikissa lomakerekisteriin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä rekisterin ylläpitäjään. Hänen yhteystietonsa löytyvät kohdasta 2: Rekisterivastaava sekä yhteyshenkilö.